Fachbeitrag «Formale Anforderungen an ein Dokument»

Dokumente richtig erstellen

Ein formal zufriedenstellendes Dokument besitzt folgende Elemente:

  • Kopfzeile und/oder Fusszeile: Darin muss der Titel des Dokuments, der Verfasser, eine Zeilennummerierung und die Anzahl aller Seiten angegeben sein. Die Kopf- und Fusszeile kann auf dem Titelblatt eine andere Erscheinungsform haben oder ganz weggelassen werden.
  • Titelblatt: Auf das Titelblatt gehört der Titel des Dokuments, ein Kurzbeschrieb, der Vorname und Familenname des Autors, das Datum und die Version des Dokuments. Bei kurzen Dokumenten (bis 2 Seiten) kann man, um etwas Papier zu sparen, auf das Titelblatt verzichten.
  • Inhaltsverzeichnis: Es enthält alle Überschriften und die Seitenzahl. Wenn man in Word konsequent mit Überschriften arbeitet, kann ein Inhaltsverzeichnis von Word selbständig erstellt und aktualisiert werden. Bei kurzen Dokumenten (bis 2 Seiten) kann man, um etwas Platz zu sparen, auf das Inhaltsverzeichnis verzichten.
  • Textkörper: Beginnend mit einer Überschrift. Kein Blocktext. Genügend Leerzeilen. Keine Textwüste produzieren.

Bevor sie ihre Dokumentation einreichen, lesen sie das Geschriebene nochmals sorgfältig durch und überprüfen sie auch die Formatierung. Leere Verweise in einem Inhaltsverzeichnis sind z.B. ein NoGo. Wenn auf ihrem Dokument kein Verfasser angegeben ist, kann die Bewertung auch keiner Person zugeordnet werden.

Stückliste

Eine Stücklicte oder Materialliste kann z.B. so aussehen:

  • Pos: Zeilennummer oder Durchnummerierung aller Positionen. Damit kann man bei längeren Stücklisten schnell eine bestimmte Position orten, falls Unklarheiten bestehen oder jemand eine Rückfrage hat.
  • Anz.: Stückanzahl, bei Meterware die Länge.
  • Bezeichnung: Eine kurze und prägnante Bezeichnung der Position wie z.B. «Notebook Microsoft Surface Pro FKK-00003».
  • Eigenschaften: Kurze Zusammenfassung des Produkts wie z.B. «12.3" 2736 x 1824 Pixels, Intel Iris Plus Graphics 640, Intel Core i7-7660U, 16GB RAM, 1TB SSD, WIN10pro, 1x USB 3.0, 1x Mini Display Port, WLAN».
  • Lieferant: Angabe zum Lieferanten wie z.B. «digitec.ch».
  • Artikelnr.: Artikelnummer beim Lieferanten, wo bestellt wird. Z.B.: «Art-Nr 6329010».
  • CHF / Stk: Preis pro Stück in z.B. Schweizer Franken.
  • CHF Summe: Preis pro Position. Ergibt sich durch Preis pro Stück multipliziert mit der Stückanzahl.

Abgabe des Dokuments

Es empfiehlt sich, ein Word-Dokument in ein PDF-Dokument zu konvertieren und dies zusätzlich oder anstelle des Word-Dokuments einzureichen. Damit verhindert man, dass beim Empfänger und Leser infolge anderer Wordeinstellungen das Dokument entstellt und verrissen wird. Ausserdem kann man nicht immer erwarten, dass der Leser im Besitze von kostenpflichtigen Office-Produkten ist. Den Acrobat-Reader bzw. PDF-Reader von Adobe kann man hingegen kostenlos vom Internet herunterladen und installieren.